Pemeliharaan Arsip Dinamis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang

Abstract

Pemeliharaan arsip dinamis merupakan aspek penting dalam pengelolaan arsip yang berperan dalam menjaga keberlangsungan informasi serta meningkatkan efektivitas administrasi dan pelayanan publik. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemeliharaan arsip dinamis telah dilaksanakan melalui empat tahapan, yaitu pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip. Pemberkasan arsip aktif dilakukan secara manual melalui buku agenda dan secara elektronik menggunakan aplikasi SRIKANDI dan Microsoft Excel. Penataan arsip inaktif dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) melalui serangkaian proses. Penyimpanan arsip dilakukan dengan pemisahan arsip aktif dan inaktif. Alih media arsip dilakukan secara selektif untuk arsip sejarah, keuangan, dan arsip dengan masa retensi lebih dari 10 tahun. Namun, pelaksanaannya masih menghadapi tantangan berupa keterbatasan sarana dan prasarana. Oleh karena itu, diperlukan optimalisasi untuk memastikan proses tersebut berjalan lebih efektif dan efisien.